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Dienstplan erstellen mit Dienstnavi: Häufige Fragen
Hier erfahren Sie, wie Sie mit Dienstnavi einen Dienstplan erstellen, Schichtvorlagen nutzen, den Plan veröffentlichen und als PDF exportieren. Admins und Manager planen, Mitarbeiter sehen den veröffentlichten Plan. Die Schritte zeigen auch die Video-Anleitungen unter https://www.youtube.com/@Dienstnavi.
Wie erstelle ich einen Dienstplan in Dienstnavi?
Admins und Manager öffnen im Menü den „Schichtplan“, klicken in der gewünschten Tagesspalte auf das Plus, wählen eine Schichtvorlage oder tragen Start- und Endzeit ein, weisen optional einen Mitarbeiter zu und speichern. Neue Schichten sind zunächst Entwürfe; Mitarbeiter sehen sie erst, wenn Sie die Woche veröffentlichen.
Wie veröffentliche ich den Dienstplan?
Sie klicken im Schichtplan über dem Kalender auf „Woche veröffentlichen“. Erst danach sehen Mitarbeiter die Schichten dieser Woche. Bis dahin sind neue Schichten Entwürfe mit grauem Hinweis „Entwurf“, die nur Admins und Manager sehen. Die Dienstplan-Freigabe ist in allen Tarifen enthalten, auch im kostenlosen Free-Tarif.
Sehen Mitarbeiter Entwürfe?
Nein, Mitarbeiter sehen Entwürfe zu keinem Zeitpunkt, weder im Kalender noch im PDF-Export. Unveröffentlichte Schichten sind nur für Admins und Manager sichtbar. Diese sehen auf der Übersicht, wie viele Schichten noch unveröffentlicht sind, damit keine Woche versehentlich unveröffentlicht bleibt.
Was sind Schichtvorlagen?
Schichtvorlagen sind wiederverwendbare Zeitblöcke wie Frühschicht, Spätschicht oder Nachtschicht mit Name, Start- und Endzeit und Farbe. Ein Klick auf die Vorlage füllt beim Anlegen einer Schicht die Zeiten aus. Sie legen Vorlagen unter Einstellungen im Bereich „Schichtvorlagen“ an; eine Schnellauswahl für Früh-, Spät- und Nachtschicht gibt es bereits.
Warnt Dienstnavi bei Doppelbuchung, Urlaub oder Krankheit?
Ja, Dienstnavi prüft beim Speichern einer Schicht automatisch auf Konflikte. Es warnt, wenn der Mitarbeiter an diesem Tag schon eine Schicht hat, genehmigten Urlaub hat oder krankgemeldet ist. Sie können dann die Zuweisung ändern oder trotzdem speichern. Ab dem Basis-Tarif warnt Dienstnavi auch, wenn die Soll-Stunden der Woche überschritten würden.
Was sind Abteilungen und ab welchem Tarif gibt es sie?
Abteilungen gliedern Ihr Team, zum Beispiel in Service, Küche und Rezeption, und sind ab dem Starter-Tarif verfügbar. Admins legen sie im Menü unter „Abteilungen“ mit Name und Farbe an und weisen Manager zu, die dann nur ihre Abteilungen sehen. Mitarbeiter sehen die Schichten ihrer eigenen Abteilung; wer „Flexibler Abteilungseinsatz“ hat, kann abteilungsübergreifend eingeplant werden.
Werden gesetzliche Feiertage im Dienstplan angezeigt?
Ja, Dienstnavi markiert gesetzliche Feiertage im Schichtplan mit einem Symbol und gelblichem Hintergrund. Welche Feiertage erscheinen, richtet sich nach dem Bundesland, das Admins unter Einstellungen, Firmeneinstellungen festlegen. Zur Auswahl stehen alle 16 Bundesländer.
Wie exportiere ich den Dienstplan als PDF?
Sie klicken im Schichtplan über dem Kalender auf „PDF“ und erhalten den Plan der angezeigten Woche als Datei. Der PDF-Export ist ab dem Basis-Tarif verfügbar, im Free-Tarif nicht. Er enthält nur veröffentlichte Schichten, Entwürfe erscheinen nicht im Ausdruck.
Wie sehen Mitarbeiter den Dienstplan?
Mitarbeiter öffnen im Menü den „Schichtplan“ und sehen dort die veröffentlichten Schichten in der Wochenansicht. Sie können den Plan nur ansehen, nicht ändern. Auf der Übersicht steht die nächste eigene Schicht. Arbeitet der Betrieb mit Abteilungen, sehen sie die Schichten ihrer Abteilung.