Häufige Fragen zu Dienstnavi

Dienstnavi ist eine Web-App zur Dienstplanung für kleine und mittlere Betriebe. Sie vereint Dienstplan, Urlaubsanträge, Krankmeldungen, eine Auslastungs-Übersicht mit Soll- und Ist-Stunden und Abteilungen (ab dem Starter-Tarif) in einer Anwendung, die im Webbrowser läuft. Dienstnavi kennt die Rollen Admin, Manager und Mitarbeiter und startet im dauerhaft kostenlosen Free-Tarif.

Sie registrieren Ihr Unternehmen auf dienstnavi.de mit dem Namen Ihres Unternehmens, Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse und einem Passwort mit mindestens acht Zeichen. Dabei akzeptieren Sie AGB, Auftragsverarbeitungsvertrag und Datenschutzerklärung. Anschließend bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse über den Link in der Bestätigungs-E-Mail, der 24 Stunden gültig ist, und melden sich an.

Dienstnavi kennt drei Rollen: Admin, Manager und Mitarbeiter. Admins haben vollen Zugriff auf Einstellungen, Mitarbeiter, Dienstpläne und Abonnement. Manager legen Mitarbeiter an, bearbeiten Urlaubsanträge und planen Dienste; im Schichtplan sehen und planen sie bei eingerichteten Abteilungen nur ihre eigenen Abteilungen. Admin-Konten ändern und Mitarbeiter löschen dürfen sie nicht. Mitarbeiter sehen den Dienstplan und stellen Anträge.

Admins und Manager öffnen im Menü den „Schichtplan“, klicken in der gewünschten Tagesspalte auf das Plus, wählen eine Schichtvorlage oder tragen Start- und Endzeit ein, weisen optional einen Mitarbeiter zu und speichern. Neue Schichten sind zunächst Entwürfe; Mitarbeiter sehen sie erst, wenn Sie die Woche veröffentlichen.

Sie klicken im Schichtplan über dem Kalender auf „Woche veröffentlichen“. Erst danach sehen Mitarbeiter die Schichten dieser Woche. Bis dahin sind neue Schichten Entwürfe mit grauem Hinweis „Entwurf“, die nur Admins und Manager sehen. Die Dienstplan-Freigabe ist in allen Tarifen enthalten, auch im kostenlosen Free-Tarif.

Nein, Mitarbeiter sehen Entwürfe zu keinem Zeitpunkt, weder im Kalender noch im PDF-Export. Unveröffentlichte Schichten sind nur für Admins und Manager sichtbar. Diese sehen auf der Übersicht, wie viele Schichten noch unveröffentlicht sind, damit keine Woche versehentlich unveröffentlicht bleibt.

Sie öffnen im Menü den Bereich „Urlaub“, wählen im Formular „Neuen Antrag stellen“ Start- und Enddatum, lassen die Art auf „Urlaub“ stehen, ergänzen optional eine Notiz und klicken auf „Antrag einreichen“. Dienstnavi zählt die Tage automatisch. Der Antrag erscheint unter „Meine Anträge“ mit dem Status „Ausstehend“, bis Ihr Admin oder Manager entscheidet.

Admins und Manager öffnen den Bereich „Urlaub“, filtern nach „Ausstehend“ und klicken beim Antrag auf „Genehmigen“ oder „Ablehnen“. Jeder Antrag zeigt Mitarbeiter, Art, Zeitraum, Tage und Notiz. Der Mitarbeiter erhält die Entscheidung per E-Mail, sofern eine Adresse hinterlegt ist. Wie viele Anträge offen sind, zeigt die Übersicht.

Sie wählen im Bereich „Urlaub“ im Formular bei „Art“ den Eintrag „Krankmeldung“, geben den Zeitraum an und klicken auf „Antrag einreichen“. Ihr Admin oder Manager sieht den Antrag und kann ihn genehmigen. Bei kurzfristiger Krankmeldung kann er Sie auch direkt ohne Antrag krank melden.

Die Auslastungs-Übersicht vergleicht für jede Woche die vereinbarten Wochenstunden (Soll-Stunden) eines Mitarbeiters mit den tatsächlich eingeteilten Stunden. Sie beantwortet die Frage, ob zu viel oder zu wenig eingeplant wird. Admins und Manager finden sie im Menü unter „Auslastung“, verfügbar ab dem Basis-Tarif.

Soll-Stunden sind die vereinbarten Wochenstunden eines Mitarbeiters laut Arbeitsvertrag, zum Beispiel 40 für Vollzeit oder 20 für Teilzeit. Admins tragen sie im Tab „Soll-Stunden“ der Auslastung ein und klicken auf „Änderungen speichern“. Sie gelten dauerhaft und nicht nur für eine Woche. Ein leeres Feld bedeutet: kein Soll, kein Vergleich.

Grün heißt, die eingeteilten Stunden passen zum Soll: höchstens eine Stunde darunter, aber nicht darüber. Gelb bedeutet, es sind mehr als eine Stunde weniger eingeteilt als vereinbart. Rot bedeutet, es sind mehr Stunden eingeteilt als vereinbart, der Mitarbeiter ist überplant. Grau heißt, für den Mitarbeiter ist kein Soll hinterlegt.

Dienstnavi ist im Free-Tarif kostenlos und kostet ab 3,50 € im Monat im Basis-Tarif. Starter kostet 19 €, Professional 49 € und Enterprise 135 € im Monat. Alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt. (Stand: Oktober 2026). Bei jährlicher Zahlung sind zwei Monate gratis.

Ja, der Free-Tarif von Dienstnavi ist dauerhaft kostenlos, für bis zu 10 Mitarbeiter und ohne Kreditkarte. Er enthält Dienstplan mit Freigabe, Schichtvorlagen, Urlaubsanträge und Krankmeldungen. PDF-Export, Auslastungs-Übersicht und Abteilungen gehören nicht zum Free-Tarif.

Free und Basis umfassen bis zu 10 Mitarbeiter, Starter bis zu 25, Professional bis zu 75 und Enterprise bis zu 200. Das Limit zählt alle Konten der Firma, auch Administratoren und Manager. Ist es erreicht, weist Dienstnavi beim Anlegen weiterer Mitarbeiter auf ein Upgrade hin. Für mehr als 200 Mitarbeiter gibt es individuelle Preise auf Anfrage unter info@dienstnavi.de.