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Auslastung, Soll-Stunden und Pausen: Häufige Fragen
Hier finden Sie Antworten zur Auslastungs-Übersicht von Dienstnavi: Soll-Stunden, Farben, automatischer Pausenabzug und Überplanungs-Warnung. Die Funktion steht ab dem Basis-Tarif zur Verfügung. Das Video zur Freigabe und Auslastung finden Sie unter https://www.youtube.com/@Dienstnavi.
Was ist die Auslastungs-Übersicht in Dienstnavi?
Die Auslastungs-Übersicht vergleicht für jede Woche die vereinbarten Wochenstunden (Soll-Stunden) eines Mitarbeiters mit den tatsächlich eingeteilten Stunden. Sie beantwortet die Frage, ob zu viel oder zu wenig eingeplant wird. Admins und Manager finden sie im Menü unter „Auslastung“, verfügbar ab dem Basis-Tarif.
Was sind Soll-Stunden und wie lege ich sie fest?
Soll-Stunden sind die vereinbarten Wochenstunden eines Mitarbeiters laut Arbeitsvertrag, zum Beispiel 40 für Vollzeit oder 20 für Teilzeit. Admins tragen sie im Tab „Soll-Stunden“ der Auslastung ein und klicken auf „Änderungen speichern“. Sie gelten dauerhaft und nicht nur für eine Woche. Ein leeres Feld bedeutet: kein Soll, kein Vergleich.
Was bedeuten die Farben in der Auslastung?
Grün heißt, die eingeteilten Stunden passen zum Soll: höchstens eine Stunde darunter, aber nicht darüber. Gelb bedeutet, es sind mehr als eine Stunde weniger eingeteilt als vereinbart. Rot bedeutet, es sind mehr Stunden eingeteilt als vereinbart, der Mitarbeiter ist überplant. Grau heißt, für den Mitarbeiter ist kein Soll hinterlegt.
Wie berechnet Dienstnavi den Pausenabzug?
Dienstnavi zieht Pausen nur bei der Berechnung der eingeteilten Stunden ab: standardmäßig 30 Minuten bei Schichten über 6 Stunden und 45 Minuten bei Schichten über 9 Stunden. Eine Schicht von 06:00 bis 14:00 Uhr zählt daher mit 7,5 statt 8,0 Stunden. Die Schichtdauer im Kalender bleibt unverändert. Die Regel folgt einer Faustregel des Arbeitszeitgesetzes und dient der Orientierung.
Kann ich die Pausenregel ändern?
Ja, Admins ändern die Pausenregel im Tab „Pausenregelung“: Beide Stundengrenzen und beide Minutenwerte sind einstellbar. Über den „Geltungsbereich“ gilt die Regel für das ganze Unternehmen („Global“) oder nur für eine Abteilung; eigene Abteilungsregeln setzen Abteilungen ab dem Starter-Tarif voraus. Manager sehen die Regel, können sie aber nicht ändern.
Warnt Dienstnavi, wenn ich einen Mitarbeiter überplane?
Ja, Dienstnavi warnt direkt im Schicht-Fenster, wenn die eingeteilten Wochenstunden das Soll des Mitarbeiters überschreiten würden. Sie können dann die Zuweisung ändern oder trotzdem speichern. Voraussetzung sind der Basis-Tarif oder ein höherer Tarif und hinterlegte Soll-Stunden. Bei der Mitarbeiterauswahl zeigt das Fenster zudem den Stand, zum Beispiel 24/40 Std.
Ab welchem Tarif gibt es die Auslastung?
Die Auslastungs-Übersicht gibt es ab dem Basis-Tarif für 3,50 € im Monat (Stand: Oktober 2026, zzgl. MwSt.). Im kostenlosen Free-Tarif ist sie nicht verfügbar; Dienstnavi zeigt dort eine Beispielansicht mit Hinweis. Soll-Stunden, Pausenregelung und Überplanungs-Warnung gehören zu dieser Funktion.
Welche Mitarbeiter erscheinen in der Auslastung?
Die Auslastung listet aktive Mitarbeiter mit der Rolle „Mitarbeiter“ auf; Konten von Admins und Managern erscheinen dort nicht. Bei eingerichteten Abteilungen sehen Manager nur Mitarbeiter ihrer eigenen Abteilungen. Ein Mitarbeiter ohne hinterlegtes Soll erscheint grau, weil es nichts zu vergleichen gibt.
Können Manager die Auslastung sehen und ändern?
Manager sehen die Auslastungs-Übersicht, ändern aber weder Soll-Stunden noch Pausenregel; beides legt der Admin fest. Bei eingerichteten Abteilungen zeigt die Übersicht Managern nur ihre eigenen Abteilungen. Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf die Auslastung.