Auslastung & Soll-Stunden
Die Auslastungs-Seite beantwortet eine ganz praktische Frage: Wird gerade zu viel oder zu wenig eingeplant? Sie zeigt für jede Woche auf einen Blick, wie viele Stunden ein Mitarbeiter laut Vertrag arbeiten soll und wie viele Stunden tatsächlich eingeteilt sind.
Aufbau der Seite
Unter „Auslastung" im Dashboard-Menü finden Sie drei Tabs:
- Übersicht — Soll-Stunden vs. tatsächlich eingeteilte Stunden pro Mitarbeiter, farblich markiert
- Soll-Stunden — hier legen Admins die wöchentlichen Soll-Stunden je Mitarbeiter fest (nur Admin)
- Pausenregelung — steuert, wie Pausenzeiten von der Schichtdauer automatisch abgezogen werden (Manager sehen die Regel, ändern kann sie nur der Admin)
Soll-Stunden festlegen
Hier sehen Sie alle Mitarbeiter mit einem Eingabefeld für die wöchentlichen Soll-Stunden.
Die Soll-Stunden gelten dauerhaft und unabhängig von der Kalenderwoche — nicht nur für eine einzelne Woche. Typische Werte sind zum Beispiel 40 für Vollzeit oder 20 für Teilzeit, auch halbe Stunden sind möglich. Ein leeres Feld bedeutet: kein Soll, dann gibt es auch keinen Vergleich.
Sobald Sie einen Wert ändern, erscheint der Button „Änderungen speichern". Ein Klick darauf übernimmt die neuen Werte, sie fließen sofort in die Übersicht ein.
Übersicht lesen
In der Wochen-Übersicht wird jeder Mitarbeiter farblich markiert:
- Grün — die eingeteilten Stunden passen zum Soll: höchstens eine Stunde darunter, aber nicht darüber
- Gelb/Amber — mehr als eine Stunde weniger eingeteilt als vereinbart
- Rot — mehr eingeteilt als vereinbart, der Mitarbeiter ist überplant
- Grau — für diesen Mitarbeiter ist kein Soll hinterlegt, es gibt nichts zu vergleichen
Über die Wochennavigation und den Abteilungsfilter oben können Sie wie im Schichtplan zu anderen Wochen springen und nach Abteilung filtern.
Automatischer Pausenabzug
Damit der Vergleich stimmt, rechnet Dienstnavi gesetzliche Pausenzeiten automatisch heraus, bevor die eingeteilten Stunden mit den Soll-Stunden verglichen werden. Im Tab „Pausenregelung" legen Sie fest, ab welcher Schichtdauer wie viele Minuten Pause abgezogen werden — wahlweise unternehmensweit oder individuell pro Abteilung.
Die Regel hat zwei Stufen. Voreingestellt gilt:
- Bei einer Schicht von mehr als 6 Stunden werden 30 Minuten Pause abgezogen.
- Bei einer Schicht von mehr als 9 Stunden werden 45 Minuten Pause abgezogen.
- Bei genau 6 Stunden oder kürzer gibt es keinen Abzug.
Eine Grenze greift erst, wenn sie überschritten wird: Bei genau 6 Stunden bleibt es beim vollen Wert. Beide Grenzen und beide Minutenwerte können Sie anpassen.
Rechenbeispiel
Bea Beispiel arbeitet zweimal von 06:00 bis 14:00 Uhr, das sind je 8,0 Stunden. Das ist mehr als 6 Stunden, also werden 30 Minuten abgezogen: 8,0 − 0,5 = 7,5 Stunden pro Schicht. Zwei solche Schichten ergeben 15,0 Stunden. Hat Bea ein Soll von 15 Stunden, steht sie in der Übersicht auf Grün. Eine Schicht von 10 Stunden liegt über der zweiten Grenze und zählt mit 45 Minuten Abzug: 10,0 − 0,75 = 9,25 Stunden.
Geltungsbereich und Speichern
Über das Feld „Geltungsbereich" wählen Sie, ob die Regel für das ganze Unternehmen gilt („Global") oder nur für eine einzelne Abteilung. Eine Abteilung ohne eigene Regel nutzt automatisch die globale Regel. Mit „Eigene Regel entfernen" kehrt sie zur globalen Regel zurück. Abteilungsregeln setzen voraus, dass Abteilungen eingerichtet sind (ab Starter-Tarif). Zum Schluss klicken Sie auf „Speichern".
Überplanungs-Warnung
Wird beim Anlegen oder Bearbeiten einer Schicht die Wochenstunden-Grenze eines Mitarbeiters überschritten, weist Dienstnavi direkt im Schicht-Fenster darauf hin — mit der Möglichkeit, trotzdem zu speichern oder die Zuweisung zu ändern.
Hinweis: Die automatische Pausenberechnung folgt der gesetzlichen Faustregel des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) und dient als Orientierung. Sie ersetzt keine individuelle arbeitsrechtliche Prüfung, insbesondere bei abweichenden Tarif- oder Betriebsvereinbarungen.