Mitarbeiterverwaltung
Die Mitarbeiterverwaltung ist der zentrale Bereich für Ihr Team. Hier legen Sie Mitarbeiter an, vergeben Rollen, schalten neue Teammitglieder frei und verwalten den Status aller Konten.
Mitarbeiterliste aufrufen
Klicken Sie im Dashboard-Menü auf „Mitarbeiter". Sie sehen eine Liste aller Teammitglieder Ihrer Organisation.
Neuen Mitarbeiter anlegen
Klicken Sie auf den Button „Mitarbeiter hinzufügen" oben rechts in der Mitarbeiterliste.
Geben Sie den Namen ein und wählen Sie eine Rolle (Admin, Manager oder Mitarbeiter). Für Admins und Manager sind E-Mail-Adresse und Passwort Pflicht. Bei Mitarbeitern sind beide optional — ohne E-Mail kann sich die Person nicht einloggen, der Name erscheint aber trotzdem im Dienstplan. Ergänzen Sie optional Position, Abteilung und Telefon.
Aktivieren Sie die Checkbox „Kann in allen Abteilungen eingesetzt werden", wenn der Mitarbeiter abteilungsübergreifend eingeplant werden soll.
Klicken Sie auf „Mitarbeiter anlegen". Der Mitarbeiter wird sofort angelegt und ist aktiv.
Ausstehende Mitarbeiter freischalten
Wenn sich ein Mitarbeiter selbst über den Beitrittscode registriert hat, erscheint er zunächst mit dem Status „Ausstehend" in einem gelb markierten Bereich der Mitarbeiterliste. Er kann sich erst einloggen, nachdem er freigeschaltet wurde.
Ausstehende Mitarbeiter erscheinen oben in der Liste in einem gelb markierten Bereich mit dem Badge „Ausstehend".
Klicken Sie auf „Freischalten". Der Mitarbeiter kann sich ab sofort einloggen und erhält — sofern eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist — automatisch eine Willkommens-E-Mail.
Mitarbeiter bearbeiten
Klicken Sie in der Mitarbeiterliste auf den Bearbeiten-Button (Stift-Symbol) des gewünschten Mitarbeiters. Sie können Name, E-Mail, Rolle, Position, Abteilung und den flexiblen Abteilungseinsatz ändern.
Mitarbeiter deaktivieren & löschen
Deaktivieren
Entfernen Sie unter „Bearbeiten" den Haken bei „Mitarbeiter ist aktiv". Deaktivierte Mitarbeiter können sich nicht mehr einloggen und werden im Schichtplan-Modal nicht mehr zur Auswahl angeboten. Sie bleiben jedoch in der Datenbank erhalten. Das können Admins und Manager.
Löschen
Das Löschen entfernt den Mitarbeiter dauerhaft. Nur Admins können Mitarbeiter löschen. Zur Sicherheit fragt Dienstnavi mit „Wirklich löschen? Ja / Nein" nach.
Mitarbeiter krank melden
Admins und Manager können Mitarbeiter direkt als krank melden — ohne dass der Mitarbeiter selbst einen Antrag stellen muss.
Klicken Sie in der Mitarbeiterliste beim gewünschten Mitarbeiter auf „🤒 Krank melden". Das Panel schiebt sich von rechts ein.
Wählen Sie bei „Krank bis (einschließlich)" den letzten Krankheitstag.
Klicken Sie auf „🤒 Krank melden". In der Liste steht danach „Krank bis" mit dem Datum, und der Mitarbeiter wird im Schichtplan für diesen Zeitraum als krank markiert. Die Meldung kann jederzeit über „✓ Als gesund markieren" zurückgenommen werden.
Abwesenheit direkt eintragen
Urlaub oder sonstige Abwesenheiten können Admins und Manager auch direkt für einen Mitarbeiter eintragen — ohne Antrag. Klicken Sie dazu in der Mitarbeiterliste auf „📅 Abwesenheit", wählen Sie Art und Zeitraum, ergänzen Sie optional eine Notiz und klicken Sie auf „✓ Abwesenheit eintragen". Solche Einträge sind sofort genehmigt.