Krankmeldung: Was Arbeitgeber und Arbeitnehmer wissen müssen

Eine Krankmeldung klingt nach einer einfachen Sache – und ist es in der Praxis oft doch nicht. Wann muss das Attest spätestens vorliegen? Darf der Arbeitgeber es schon ab dem ersten Krankheitstag verlangen? Was passiert bei häufiger Kurzerkrankung? Diese Fragen tauchen in kleinen Betrieben regelmäßig auf, und die Antworten sind nicht immer so, wie man sie intuitiv erwarten würde.

Die Meldepflicht: Wann muss sich ein Mitarbeiter melden?

Arbeitnehmer sind verpflichtet, ihre Arbeitsunfähigkeit unverzüglich zu melden – das heißt so früh wie möglich, in der Regel vor Beginn der regulären Arbeitszeit. Die konkrete Form (Anruf, Nachricht, E-Mail) richtet sich nach den betrieblichen Gepflogenheiten.

Wichtig: Die Meldepflicht und die Nachweispflicht sind zwei verschiedene Dinge. Die Meldung muss sofort erfolgen. Den Nachweis – also das Attest – muss der Arbeitnehmer erst dann vorlegen, wenn er drei Kalendertage krank war oder der Arbeitgeber es früher verlangt.

Das Attest: Ab wann ist es Pflicht?

Die gesetzliche Regelung sieht vor, dass eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung spätestens am vierten Krankheitstag vorliegen muss. Das bedeutet: Wer Montag, Dienstag und Mittwoch krank ist, muss spätestens am Donnerstag ein Attest vorlegen.

Arbeitgeber können jedoch verlangen, dass das Attest schon ab dem ersten Krankheitstag vorgelegt wird. Dieses Recht steht ihnen ohne Angabe von Gründen zu. In vielen kleinen Betrieben ist diese Regelung bereits Standard – besonders dort, wo häufige Kurzerkrankungen ein wiederkehrendes Thema sind.

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Seit 2023 übermitteln Arztpraxen die Krankmeldung in der Regel elektronisch direkt an die Krankenkasse. Arbeitgeber können die Daten dann über ihre Lohnbuchhaltungssoftware abrufen – der Mitarbeiter muss keinen gelben Zettel mehr abliefern.

In der Praxis gibt es noch Ausnahmen: Privatversicherte, Atteste von Ärzten ohne digitale Anbindung oder bestimmte Konstellationen können weiterhin eine Papierbescheinigung erfordern. Es empfiehlt sich, klare interne Prozesse zu haben, wie mit beiden Varianten umgegangen wird.

Entgeltfortzahlung: Wer zahlt was?

Arbeitnehmer haben im Krankheitsfall Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber – für bis zu sechs Wochen je Erkrankung. Danach springt die Krankenkasse mit Krankengeld ein (in der Regel 70 Prozent des Bruttoentgelts, maximal 90 Prozent des Nettoentgelts).

Die Entgeltfortzahlung gilt ab dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit – es gibt keine Karenztage wie in manchen anderen Ländern. Für kleine Betriebe kann das finanziell belastend sein; es gibt jedoch die Möglichkeit, sich über das U1-Umlageverfahren einen Teil der Kosten von der Krankenkasse erstatten zu lassen.

Häufige Kurzerkrankungen: Was können Arbeitgeber tun?

Wenn ein Mitarbeiter auffällig häufig für kurze Zeit krank ist, ist das für viele Arbeitgeber ein heikles Thema. Einige wichtige Punkte dazu:

Häufige Kurzerkrankungen können unter bestimmten Umständen ein Kündigungsgrund sein – aber die Hürden dafür sind hoch, und eine solche Kündigung muss einer arbeitsrechtlichen Überprüfung standhalten. Ohne rechtliche Beratung sollte man diesen Schritt nicht gehen.

Was Arbeitgeber tun können: Das Attest ab dem ersten Tag verlangen (wie oben beschrieben), das Gespräch suchen, und den Sachverhalt sorgfältig dokumentieren. Eine offene Kommunikation über Belastungen und mögliche betriebliche Ursachen ist oft sinnvoller als eine konfrontative Herangehensweise.

Krankmeldung im Dienstplan

Für die operative Planung ist eine Krankmeldung vor allem eines: eine Information, die sofort sichtbar sein muss. Wer Krankmeldungen noch per Zettel oder WhatsApp verwaltet und manuell im Dienstplan nachträgt, hat unnötigen Aufwand – und das Risiko, dass die Information untergeht.

In Dienstnavi lassen sich Krankmeldungen direkt im System erfassen. Der Dienstplan zeigt sofort, wer fehlt – und Konflikte mit bereits eingetragenen Schichten werden automatisch markiert.

Hinweis

Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine rechtliche Beratung. Arbeitsrechtliche Einzelfragen – insbesondere rund um Kündigungen, Tarifverträge oder Sonderfälle – sollten immer mit einer Fachkraft besprochen werden.